Seit der Corona-Krise werden immer mehr Team-Meetings online durchgeführt. Für einige Menschen gehört das schon lange zum Tagesgeschäft, während andere hier ins kalte Wasser geworfen werden und mit den neuen Medien verunsichert sind.
Dieser Artikel wendet sich vor allem an Teilnehmer solcher Online-Meetings. Du erfährst, wie du solche Meetings optimal für dich gestaltest und auch mit diesem Medium „gut rüber kommst“.
Tipp 1: Keine Angst vor der Technik
Wenn Du zu einem Online-Meeting eingeladen wirst, bekommst du vom Initiator alle Informationen, die nötig sind. Es empfiehlt sich, das ganze vor dem ersten „echten“ Meeting auszuprobieren, z.B. mit ein oder zwei Kollegen oder dem Veranstalter des Meetings. Traue dich, aktiv Fragen zu stellen und die wesentlichen Funktionen eures Tools auszutesten. So kannst du den Technik-Check für dich abzuhaken, bevor es ins erste wichtige Meeting geht und hast den Kopf frei für die Inhalte.
Empfehlenswert ist auch die Verwendung eines Headsets. So hast du einen besseren Sound und vermeidest unschöne Echos. Fast jeder hat so etwas, z.B. als Zubehör zum Handy und die meisten lassen sich auch an den PC anschließen.
Tipp 2: Das richtige Setting finden
Finde einen Platz, an dem du ungestört bist und die Tür hinter dir schließen kannst. Es sollte ein Platz sein, der für dich für die „Arbeit“ steht. Wer Videokonferenzen auf dem Sofa macht, der vermischt sehr leicht zwei Lebensbereiche. Teile deine Familie oder auch anderen im Haushalt lebenden Menschen mit, wann du ungestört sein möchtest oder vereinbare ein Zeichen (z.B. ein Schild an der Tür). Durch gute Kommunikation zu Hause kannst du so auch vermeiden, dass z.B. gerade dein Partner den Flur vor deinem Arbeitszimmer saugt, während du im Meeting sitzt oder die Kinder herein gestürmt kommen um dir ihr neu gemaltes Bild zu zeigen.
Checke vorab die Kameraperspektive. Was ist auf dem Bildausschnitt noch zu sehen? Dein Arbeitszimmer, der Wäscheständer oder die Reste der gestrigen Party?
Gut ist es, die Kamera auf Augenhöhe einzurichten. Dafür musst du ggf. den Laptop höher stellen oder eine zusätzliche Webcam verwenden. Steht der Laptop auf einem Tisch vor dir, so ist die Perspektive oft „von oben herab“, was für ein Meeting nicht empfehlenswert ist.
Auch die Kleidung ist ein wichtiger Faktor, sowohl für den inneren als auch den äußeren Eindruck. Sie entscheidet mit darüber, ob wir uns im Arbeitsmodus oder im Urlaubsmodus fühlen. Und es kann zu „peinlichen“ Zwischenfällen führen, wenn wir z.B. ein schickes Hemd anziehen, kombiniert mit der Freizeit-Schlabberhose und dann kurz aufstehen müssen um einen Ordner zu holen.
Tipp 3: Eine gute Vorbereitung
Die Vorbereitung auf ein Online-Meeting sollte genauso sorgfältig erfolgen, wie für ein Präsenz-Meeting. Gerne vergessen wir das jedoch. Sollte seitens des Organisators keine Agenda oder vorbereitende Unterlagen gekommen sein, frage aktiv nach!
Tipp 4: Störungen abschalten
Wenn wir vor unserem Rechner sitzen, gibt es noch ein paar mehr potentielle Ablenkungen als im Meeting-Raum. Stelle diese vorher ab, d.h. schließe die Anwendungen und schalte Benachrichtigungen auf stumm. Besonders Emails, Social-Media, WhatsApp, SMS &Co verleiten dazu, „mal kurz zu gucken oder zu antworten“. Doch dieses „mal kurz“ nimmt Energie und Fokus aus dem Meeting. Verhalte dich am besten so, wie du es dir auch von deinen Kollegen und den anderen Teilnehmern wünschst! Mir hilft es sehr, wenn ich mir Notizen während eines Meetings mache. Das ist nicht nur nützlich zum Nachschlagen hinterher, sondern es hilft mir auch konzentriert und fokussiert dabei zu bleiben.
Tipp 5: Beziehungen pflegen
Den Online-Meetings fehlt meist der Small-Talk, das soziale Miteinander vor dem Meeting, in der Pause und danach. Sei pünktlich, vielleicht sogar etwas zu früh im virtuellen Raum. So kannst du die Zeit dafür nutzen Kontakt und Beziehung zu pflegen. Teile etwas persönliches von dir mit, vielleicht wie es dir gerade mit dem Home-Office und den neuen Rahmenbedingungen geht und rege in der Gruppe an, das dafür regelmäßig etwas Zeit da ist. Für die meisten ist diese Verlagerung in den virtuellen Raum etwas neues und ihr entwickelt zusammen, wie ihr diesen gestalten wollt.
Tipp 6: Aktiv teilnehmen
Bringe dich frühzeitig aktiv ein. Auch wenn es nur ein kleiner Kommentar oder etwas Aufmunterndes ist. Eine aktive Teilnahme hilft dabei, wirklich bei der Sache zu bleiben und vor allem auch von den anderen „gesehen“ zu werden.
Stelle die Ansicht des Tools wenn möglich so ein, dass du alle Teilnehmer gleichzeitig siehst und sprich zu den Menschen, nicht zu deinem Monitor. Schaue die Menschen, zu denen du sprichst an, und nimm wahr wie sie reagieren. Greife Mimik oder Reaktionen auf, sprich sie ggf. an und bleibe so im interaktiven Dialog.
Dies alles ist genauso, wie wir es auch in Präsenz-Meetings machen sollten. Doch meine Erfahrung ist, dass wir uns bei Online-Meetings aktiv daran erinnern müssen.
Tipp 7: Reflexion und FollowUp
Nach dem Meeting nimm dir etwas Zeit, um darüber zu reflektieren wie es gelaufen ist und vor allem, in wie weit du dich mit dem neuen Medium wohl gefühlt hast.
Nutze die Gelegenheit, dich im Nachgang mit Kollegen auszutauschen. Waren Bild und Ton ok? Hat jemand Anregungen für dich, was du noch optimieren konntest? Waren deine Anregungen für Austausch über den fachlichen Rahmen hinaus willkommen? Möchtet ihr euch dafür mehr Zeit einräumen?
Gerade jetzt im Home-Office ist es wichtig im Gespräch zu bleiben!
Teile deine Erfahrungen, stelle Fragen und tausche dich aus auf meiner Facebook-Seite „Anke Waterkamp – Potential leben“ !
Coming soon ….
Im nächsten Artikel gebe ich euch Tipps für die Moderation von Online-Meetings. Du erfährst, wie du gerade den unerfahreneren Teilnehmern die Scheu davor nehmen kannst und das Meeting lebendig und effektiv gestaltest.
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Über die Autorin
Anke Waterkamp, NLP-MasterCoach und EMDR-Therapeutin und Trainerin für Führung, Kommunikation und Bewusstheit. Sie war viele Jahre in einem großen Technologie-Konzern als Führungskraft tätig. Heute begleitet sie Menschen dabei, ihr Potential zu entfalten sowie Lebensfreude, Erfüllung und inneren Frieden zu finden.
www.anke-waterkamp.de
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Bild Homework, pixabay.com
